Zollsoftware
Warum eine Zollsoftware und welchen Anforderungen sollte diese genügen?
Warum eine Zollsoftware?
Im unternehmerischen Bereich besteht die Pflicht, eine Zollanmeldung in digitaler Form abzugeben, wenn Sie Waren aus dem Gebiet der Europäischen Union ausführen oder in dieses einführen möchten. Hierzu stellt der deutsche Zoll das IT-Verfahren ATLAS zur Verfügung. Mittels einer Zollsoftware können Sie alle nötigen Informationen angeben und diese werden per Schnittstelle von der Software zum IT-Verfahren ATLAS übertragen. Nach erfolgreicher Zollanmeldung kann Ihre Sendung vom Zoll überlassen werden. Eine solche Zollanmeldung kann auch über die Internetanwendung des deutschen Zolls an ATLAS übertragen werden, jedoch ist diese Maske nicht so flexibel anpassbar und kann nicht entsprechend automatisiert werden, wie es mit einer Zollsoftware in der Regel möglich ist.
Besonders bei einem größeren Versandaufkommen ist es unumgänglich eine Zollsoftware zu verwenden, die an die individuellen Vorgaben angepasst werden kann. Wie zuvor erwähnt kann so ein hoher Grad an Automatisierung erreicht werden und Prozesse lassen sich effektiver und schneller gestalten.
Außerdem wächst im Zollbereich die Anzahl einzuhaltender Vorschriften stetig. Die Zollabwicklung wird hierdurch fortlaufend komplexer. Eine speziell hierauf angepasste Software, die ständig auf dem aktuellen Stand ist und Eingaben übersichtlich möglich macht, kann dementsprechend eine große Erleichterung sein für die täglichen Aufgaben innerhalb der Unternehmenslogistik.
Möglich wäre es zwar auch, die Zollanmeldungen gleich von Speditionen, die die Ware befördern und gegen Aufpreis zu den Frachtkosten die Zollabwicklung als Service anbieten, übernehmen zu lassen. Jedoch haben Unternehmen bspw. die Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten hinsichtlich der Zollanmeldung. An solche Dokumente wie bspw. das Ausfuhrbegleitdokument gelangen Sie womöglich dann nicht immer bzw. solche Dokumente gehen bei den verschiedenen Abläufen interner und externer Abteilungen verloren. Bei Zollprüfungen durch Behörden fallen solche Lücken in der Aufbewahrung dann dem Unternehmen selbst auf die Füße. Kümmert man sich im Unternehmen selbst um die Zollanmeldung mittels einer Software bleibt alles im Haus, Informationen sind stets abrufbar und der Überblick bleibt bestehen, wodurch negativen Konsequenzen wie Bußgeldern vorgebeugt werden kann.
Nützliche Zusatzfunktionen einer Zollsoftware
Das Feld Exportkontrolle ist untrennbar mit der Zollabwicklung im Unternehmen verknüpft. An sich ist die Exportkontrolle Teil des Außenwirtschaftsrechts und ein eigenständiges Gebiet neben dem Zollrecht. Da jedoch eine Zollanmeldung außenwirtschaftliche Daten enthalten muss und der Zoll die Einhaltung der entsprechenden Vorschriften ebenfalls kontrolliert, können diese Gebiete im Unternehmen nicht getrennt behandelt werden. Auch aus Compliance Sicht macht es somit Sinn auf Softwareebene diese Felder miteinander zu verknüpfen
So ist es sicherlich hilfreich, wenn die Zollsoftware bzw. Erweiterungen zu dieser bspw. Prüfungen hinsichtlich Exportkontrolle einschließlich der Sanktionslistenprüfung unterstützen können.
CLS SOFTWARE
All-In-One Lösung für Ihre Zollabwicklung
Unsere Software ist individuell anpassbar, zugeschnitten auf ihre Bedürfnisse, hat eine flexible Preisgestaltung und IT-Beratung bei Installtion, Implementierung und darüberhinaus ist inklusive.
Unsere CLS Software bietet neben allen Möglichkeiten in der Zoll- und Versandabwicklung, weitere Funktionen im Bereich Exportkontrolle, einschließlich der Sanktionslistenprüfung.
Außerdem ist unsere Software flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassbar und bietet so, die Möglichkeit maximal automatisierte Prozesse zu schaffen. Dies alles bei einfachem Anschluss per Schnittstelle an Ihr Warenwirtschafssystem.
Die Preisgestaltung ist sehr flexibel, Sie bezahlen nur die wirklich vorgenommenen Anmeldungen, zudem können Sie die Software ohne Aufpreis von beliebig vielen Arbeitsplätzen nutzen. Außerdem ist die Unterstützung bei der Installation und Implementierung der Software sowie die fortlaufende Beratung durch unsere IT inklusive.
Anforderungen an eine Zollsoftware
Die Software sollte zunächst einmal möglichst flexibel anpassbar sein, im Normalfall benötigen Sie als Unternehmen nicht alle Funktionen einer solchen Software. Softwareanbieter müssen sich entsprechend zertifizieren lassen, dies bedeutet, die Software muss in der Lage sein alle Zollverfahren abzubilden und alle Sonderinformationen, die bei speziellen Waren nötig sind, auch übermitteln zu können. Hierunter sollte die Übersichtlichkeit der Software nicht leiden und eine Anpassung auf die für Sie bedeutenden Funktionen möglich sein.
Außerdem ist es wichtig hinsichtlich Flexibilität, Prozesse, die in Ihrem Unternehmen im Bereich Zollabwicklung stets gleich oder ähnlich durchgeführt werden, möglichst automatisiert abbilden zu können.
Um diese Automatisierung, welche ein primäres Ziel bei Verwendung einer Zollsoftware sein sollte, ereichen zu können, sollte eben die Software flexibel anpassbar sein und der Service um die Software entsprechend ausgerichtet sein. Die Software sollte auf Ihre Abläufe unproblematisch zugeschnitten werden können. Denn nur so erreichen Sie letztendlich, dass eine Zollanmeldung mit wenigen Klicks durchführbar ist.
Hierfür ist in der Regel ein weiterer Punkt, den die Software erfüllen sollte, notwendig, nämlich eine Anbindung an Ihr Warenwirtschaftssystem. So fertigen Sie im Idealfall eine Sendung/Bestellung in Ihrem Warenwirtschaftssystem ab und die Daten hierzu werden automatisiert per Schnittstelle an die Zollsoftware übertragen. Und die Zollanmeldung kann mit diesen Daten nun vorgenommen werden.
Die Software sollte darüber hinaus stets aktuell sein, Anforderungen an die Software ändern sich ständig durch Vorgaben der Zollbehörden oder Gesetzesänderungen. Reagiert das Softwarehaus hier nicht und setzt Aktualisierungen nicht zeitnah um, kann die Zollabwicklung u.U. nicht mehr durchgeführt werden. Oder Sie müssen sich stets um womöglich kostenintensive Updates bemühen.
Auf technischer Seite gibt es unterschiedliche Softwaretypen und Funktionsweisen. Zu unterscheiden sind generell zwei Typen von Software.
Softwaretypen:
- Anwendungssoftware mit einem Lizenzvertrag (on Premise): Hierbei wird in der Regel eine Volumen- oder Firmen-/Konzernlizenz erworben. Der Preis steigt hier entweder durch das benötigte Volumen, konkrete Anzahl der Zollanmeldungen oder durch die Anzahl von Nutzern/Arbeitsplätzen, die die Software verwenden bzw. an denen diese verwendet wird. Üblicherweise wird die Software hierzu auf Rechnern im Unternehmen installiert. Unter Umständen wird je nach Firmengröße und Komplexität eine eigene IT-Abteilung benötigt, die ein solches Projekt umsetzt oder man muss hier zu auf externe Hilfe zurückgreifen
- Software-as-a-Service (SaaS)/Cloud-Lösungen: Hier wird die Software nicht mehr auf firmeneigenen Rechnern installiert, diese befindet sich auf Servern/Rechenzentren des Softwareanbieters. Der Zugang zur Software erfolgt in der Regel über Webbrowser. Vorteil ist hier häufig, dass die Software immer in neuster Version genutzt wird. Diese Art der Software-Bereitstellung hat sich mittlerweile auch im Bereich Zollabwicklung immer mehr durchgesetzt und auch größerer Unternehmen mit großem Sendungsvolumen greifen vermehrt auf Produkte dieser Art zurück.
Kosten
Die Kosten für eine Zollsoftware variieren natürlich je nach Anbieter. Vor allem gibt es hier jedoch unterschiedliche Preis-Modelle, die meistens von der jeweiligen Art der Software abhängen. Wie zuvor dargestellt, gibt es bei einer Anwendungssoftware in der Regel einen Lizenzvertrag. Hier wird zur Installation der Software eine Lizenzgebühr fällig, welche entweder einmalig oder jährlich zu zahlen ist. Meistens gibt es hier unterschiedliche Pakete nach Anzahl der Zollanmeldungen. Das günstigste Paket ist demnach nur für eine begrenzte Anzahl von Zollanmeldungen im Jahr nutzbar. Vor allem bei dieser Art der Software ist außerdem eine Arbeitsplatzbegrenzung zu beachten, in der Regel muss die Nutzung an zusätzlichen Arbeitsplätzen extra bezahlt werden.
Bei cloudbasierter Software wird in der Regel ein monatlicher Betrag fällig für die Nutzung der Software. Auch hier ist es möglich, dass die Erweiterung auf weitere Arbeitsplätze zusätzliche Kosten verursacht. Ein weiteres Modell sieht vor, dass Sie als Kunde pro Zollanmeldung zahlen. So begrenzen sich die Kosten in Phasen, in denen keine oder wenig Zollanmeldungen benötigt werden.
Zudem muss beachtet werden, dass teilweise Anpassungen auch aufgrund von Gesetzesänderungen, die hinsichtlich der Software vorgenommen werden müssen, als Update Kosten verursachen können.
Darüber hinaus kommen etwaige Installationskosten, bspw. zum Anschluss der Zollsoftware an Ihr Warenwirtschaftssystem hinzu. Je nach Anbieter zahlen Sie auch für individuelle Anpassungswünsche.
Fazit:
Eine Zollsoftware ist somit vor allem bei einem hohen Versandabkommen unabdingbar, um die internen Prozesse effektiv zu gestalten und Waren schnell und flexibel ins Ausland versenden zu können. Welche Art der Software für Sie am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren wie Ihrem Warenwirtschaftssystem, den individuellen Prozessen und welche Art der Preisgestaltung für Sie am passendsten ist. Beachtet werden sollte, dass die Software stets an die gesetzlichen Vorgaben angepasst wird und hierfür keine größeren Kosten entstehen, sowie dass Sie bei Installation und der Integration der Software die nötige, aber kostengünstige Unterstützung erhalten.
CLS SERVICE
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